Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir deine personenbezogenen Daten erheben, verwenden, verarbeiten und schützen, wenn du unseren Transkriptionsdienst nutzt, einschließlich unserer Website und unserer mobilen App. Wir verpflichten uns, deine Privatsphäre zu schützen und die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) sowie andere anwendbare Datenschutzgesetze einzuhalten.

Wir betreiben eine Website und eine mobile App, die Audio in Echtzeit transkribiert. Diese Erklärung gilt für beide Plattformen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist:

3. Welche Daten wir erheben

3.1 Website-Daten

• Analysedaten (Matomo): Wir erheben anonymisierte Nutzungsdaten der Website, darunter:
  • Besuchte Seiten
  • Verweildauer auf den Seiten
  • Anonymisierte IP-Adressen
  • Browsertyp und -version
  • Betriebssystem
  • Verweisende Website

3.2 Daten der mobilen App

• Audiodaten: Audioaufnahmen, die du transkribieren lässt (in Echtzeit verarbeitet, nicht auf unseren Servern gespeichert)
• Transkriptionsdaten: Die aus deinem Audio erzeugten Texte (ausschließlich lokal auf deinem Gerät gespeichert)
• IP-Adresse: Die IP-Adresse deines Geräts bei der Verbindung mit unserem Transkriptionsdienst
• Nutzungsdaten: Metadaten zur Nutzung des Dienstes, darunter:
  • Zeitpunkt der Transkriptionsanfragen
  • Dauer der Transkriptionssitzungen
  • Anzahl der Anfragen

3.3 Kontaktdaten

• Kontaktanfragen: Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, erheben wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, um deine Anfrage zu beantworten

4. Warum wir diese Daten erheben (Rechtsgrundlage)

4.1 Website-Analyse

Zweck: Zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen, und die Nutzererfahrung zu verbessern.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse. Die Daten sind vollständig anonymisiert und werden auf unseren eigenen Servern gespeichert. Deine Privatsphäre bleibt also geschützt, während wir Erkenntnisse zur Verbesserung unseres Dienstes gewinnen.

4.2 Transkriptionsdienst

Zweck: Die Transkription von Audio in Echtzeit bereitzustellen.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung. Die Verarbeitung ist erforderlich, um den von dir angeforderten Transkriptionsdienst zu erbringen.

4.3 IP-Adresse und Nutzungsdaten

Zweck: Betrugserkennung, Missbrauchsprävention, Begrenzung der Anfragen und Sicherheit des Dienstes.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse. Schutz unserer Infrastruktur und Sicherstellung einer fairen Nutzung für alle.

4.4 Kontaktanfragen

Zweck: Deine Anfragen zu beantworten und Support zu leisten.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse oder Vertragserfüllung.

5. Wo wir deine Daten verarbeiten und speichern

5.1 Website

• Hosting (Vercel): Unsere Website wird von Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Vercel stellt die Infrastruktur und die technischen Dienste zur Auslieferung unserer Website bereit. Vercel verarbeitet technische Nutzungsdaten wie IP-Adressen, Browserinformationen, Zeitstempel und Logdaten, die für Auslieferung und Sicherheit erforderlich sind.
  Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb.
  Datenübermittlung: Daten können auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln in die USA übermittelt werden.
  Datenschutzerklärung: vercel.com/legal/privacy-policy
• Analyse (Matomo): Wir nutzen Matomo, eine Open-Source-Plattform für Webanalyse, die auf unseren eigenen Servern in Österreich läuft. Alle erhobenen Daten werden ausschließlich auf unseren Servern gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Die Daten sind vollständig anonymisiert (anonymisierte IP-Adressen, ohne Cookies).
  Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an der Analyse und Optimierung unseres Dienstes.
  

5.2 Mobile App

• Lokale Speicherung: Alle Transkriptionsdaten und Aufnahmen werden ausschließlich auf deinem Gerät gespeichert. Wir haben keinen Zugriff auf diese Daten.
• Transkriptionsserver: Unser eigener Server in Deutschland (EU) verarbeitet Audio in Echtzeit über eine WebSocket-Verbindung. Das Audio wird übertragen, aber nicht gespeichert.
• IP- und Nutzungsprotokolle: Werden auf unserem deutschen Server mit eingeschränktem Zugriff zur Betrugserkennung und für die Sicherheit des Dienstes gespeichert.

Internationale Datenübermittlungen: Mit Ausnahme des Hostings bei Vercel (das EU-Server nutzt, aber Daten auf Grundlage von Standardvertragsklauseln in die USA übermitteln kann) findet die gesamte Datenverarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Deine Audio- und Transkriptionsdaten verlassen die EU nie und werden ausschließlich auf unserem deutschen Server verarbeitet oder lokal auf deinem Gerät gespeichert.

6. Speicherdauer

• Website-Analyse: Anonymisierte Analysedaten werden 24 Monate aufbewahrt und danach automatisch gelöscht
• Audiodaten: Audio wird in Echtzeit verarbeitet und NICHT auf unseren Servern gespeichert. Es befindet sich während der Übertragung nur vorübergehend im Arbeitsspeicher und wird nach der Transkription sofort verworfen
• Transkriptionstext: Wird nur auf deinem Gerät gespeichert. Du bestimmst die Speicherdauer und kannst den Text jederzeit in der App löschen
• IP-Adresse: Wird zu Sicherheitszwecken und zur Betrugserkennung 7 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht
• Kontaktanfragen: E-Mail-Korrespondenz wird nur so lange aufbewahrt, wie es zur Beantwortung deiner Anfrage nötig ist, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist

7. Weitergabe von Daten und Dritte

Wir verkaufen, vermieten oder tauschen deine personenbezogenen Daten nicht. Wir geben Daten nur in den folgenden, eng begrenzten Fällen weiter:

• Dienstleister:
  • Vercel (Website-Hosting): Unternehmen mit Sitz in den USA, DSGVO-konform mit Standardvertragsklauseln
  • Matomo (Analyse): Auf unseren eigenen Servern in Österreich betrieben, keine Weitergabe an Dritte
• Gesetzliche Pflichten: Wir können Daten offenlegen, wenn wir durch Gesetz, Gerichtsbeschluss oder behördliche Anordnung dazu verpflichtet sind
• Sicherheitsbedrohungen: Zum Schutz vor Betrug, Missbrauch oder Sicherheitsbedrohungen für unseren Dienst oder unsere Nutzer

Alle externen Dienstleister sind DSGVO-konform und verarbeiten Daten nur nach unseren Weisungen und den geltenden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

8. Deine Rechte nach der DSGVO

Du hast in Bezug auf deine personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft: Eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über dich gespeichert haben
• Recht auf Berichtigung: Die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen
• Recht auf Löschung: Unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung deiner Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“)
• Recht auf Einschränkung: Unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Deine Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten
• Widerspruchsrecht: Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wo die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du sie jederzeit widerrufen

Um diese Rechte auszuüben, kontaktiere uns bitte unter office@soticek.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

9. Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten um:

• Verschlüsselte Verbindungen (TLS/SSL) für die Echtzeit-Transkription
• Sichere Serverinfrastruktur mit regelmäßigen Sicherheitsupdates
• Zugriffskontrollen und Authentifizierung für den Serverzugang
• Regelmäßige Sicherheitsüberwachung und Prüfungen
• Datenminimierung: Wir erheben nur, was notwendig ist
• Keine dauerhafte Speicherung von Audiodaten auf Servern
• Selbst betriebene Analyse, um Tracking durch Dritte zu vermeiden

Wir setzen starke Sicherheitsmaßnahmen um, dennoch kann keine Methode der Datenübertragung über das Internet oder der elektronischen Speicherung absolute Sicherheit garantieren. Wir arbeiten jedoch laufend daran, deine personenbezogenen Daten zu schützen.

10. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet KEINE Cookies. Wir nutzen Matomo in einer datenschutzfreundlichen Konfiguration, die:

• keine Cookies und keinen lokalen Speicher verwendet
• IP-Adressen anonymisiert (die letzten 2 Bytes werden entfernt)
• Nutzer nicht über Websites hinweg verfolgt
• keine Nutzerprofile erstellt
• alle Daten auf unseren eigenen Servern speichert (keine Weitergabe an Dritte)

Unsere mobile App verwendet keine Cookies, da sie nativ auf deinem Gerät läuft. Alle Daten werden lokal auf deinem Gerät gespeichert und bleiben unter deiner Kontrolle.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praxis abzubilden oder aus rechtlichen, betrieblichen oder regulatorischen Gründen. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben auf dieser Seite zeigt, wann die Erklärung zuletzt überarbeitet wurde. Wir empfehlen dir, diese Erklärung regelmäßig zu lesen. Wenn du unseren Dienst nach Änderungen weiter nutzt, gilt das als Zustimmung zur aktualisierten Erklärung.

12. Kontakt

Wenn du Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit deinen Daten hast, kontaktiere uns bitte:

Mit der Nutzung unserer Website und unserer Dienste bestätigst du, dass du diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden hast.